Règlements

 Critères et règlements

IMPORTANT : lisez attentivement les règlements du budget participatif du projet Vivre et vieillir ensemble dans nos quartiers ruraux (VVEQR). Assurez-vous de répondre aux critères avant de déposer votre projet.

Budget participatif VVEQR 2023-2024

Étapes et dates importantes :

1. DÉPÔT DE PROJET

Qui peut déposer un projet?

La participation au budget participatif VVEQR est ouverte à tous les citoyens âgés de 18 ans et plus habitant les quartiers ruraux de la ville de Rouyn-Noranda, sur présentation d'une preuve de résidence. 

Les projets retenus devront être supportés par un organisme (OBNL) qui agira à titre de mandataire du projet.

Comment participer?

Pour participer, vous devez :

• Assister, au besoin, à la rencontre d'information qui aura lieu prochainement;
• Présenter votre idée de projet à l'aide du formulaire de dépôt de projet en ligne ou en complétant le formulaire disponible ici au plus tard le 8 février, 16h;
• Si votre idée est retenue, et si nécessaire, modifier votre projet en tenant compte des éléments identifiés par le comité de pilotage. Au besoin, collaborer avec l'équipe de projet VVEQR en place;
• Participer ou s'assurer d'être représenté lors de l'événement de dévoilement des projets retenus par le vote;
• Partager et rendre disponible votre projet s'il est transférable à d'autres quartiers ou secteurs ruraux. Afin d'élargir la portée des projets, l'équipe de projet VVEQR souhaite que les projets soient bonifiés ou rendus accessibles à d'autres afin qu'ils aient un impact dans plus d'un quartier ou secteur rural. Le porteur doit accepter de rendre son projet disponible (plan d'action et autres éléments pertinents). 

Renseignements personnels et confidentialité

Vos renseignements personnels transmis lors du dépôt de votre projet demeureront confidentiels et ne seront pas utilisés par l'équipe du projet VVEQR à d'autres fins que le budget participatif VVEQR. Seuls vos prénom et nom seront rendus publics lors de la période de vote et lors du dévoilement des projets gagnants retenus.

Critères d'admissibilité des idées

Pour être admissible, un projet doit respecter les critères d'admissibilités. Voici les questions à se poser :

1. Est-ce que qu'il a été soumis à l'aide du formulaire prévu avant la fin de la période de dépôt des idées (8 février 2024, 16h) ?
2. Est-ce que le projet s'inscrit dans l'une des priorités identifiées lors du Forum citoyen rural (consulter le document disponible à ce lien) pour favoriser le maintien des aînés dans leur quartier rural ? 
• il vise le bien commun et répond aux besoins collectifs (ne pas avantager un trop petit groupe de personnes);
• il ne sert pas un intérêt privé (n'avantage pas une entreprise privée, c'est-à-dire qu'il doit y avoir plus d'un fournisseur possible, sinon il est réalisé par un OBNL ou il peut être réalisable par plus d'un individu);
3. Il implique une contribution maximale de 32 000 $ du fonds du budget participatif VVEQR (les financements complémentaires sont acceptés) ?
4. Le projet est associé à un organisme ou il doit être envisageable d'y associer un organisme ?
• Il n'existe pas déjà dans le quartier en respect de la mission des organismes existants (les doublons de services sont inadmissibles). 
5. Il a une durée de vie utile ou un potentiel de reproduction?
• Il est idéalement réalisable ou il a démarré dans l'année suivant le vote;
• Le projet pourrait être reproduit dans d'autres quartiers qui en présentent le besoin (transférabilité) ou bonifié de sorte qu'il serve à un plus grand nombre; 
• Les activités ponctuelles ayant ce potentiel sont acceptées, par exemple, une conférence qui est filmée et diffusée au sein des autres quartiers. 
6. Il est conforme à la juridiction, aux lois, aux règlements et politiques en vigueur (Noter que les dépenses d'alcool ou autres substances sont inadmissibles). Par exemple, une idée de projet alimentaire devra respecter les normes sanitaires de la MAPAQ.

Dans le cas d'un projet culturel, l'artiste professionnel dont l'oeuvre de création fait partie du projet a consenti à céder ses droits d'auteur à l'équipe de projet VVEQR.

2. ANALYSE D'ADMISSIBILITÉ ET SÉLECTION DES IDÉES DE PROJETS

Du 12 au 29 février 2024, le comité de pilotage procéde à l'analyse préliminaire des idées de projets sur la base des critères d'admissibilité des projets. Il détermine ainsi la liste des idées de projets admissibles, peut-être admissibles (par exemple, l'emplacement envisagé pour le projet doit être changé) et non admissibles.

S'il y a trop d'idées de projets, le comité de pilotage priorise un maximum de 15 idées à développer en projets, sur la base des critères suivants : 

• Répond à un besoin prioritaire identifié lors du Forum citoyen rural;
• S'inscrit dans l'une des stratégies d'action prioritaires;
• A le potentiel de répondre à des besoins de plus d'un quartier ou secteur rural;
• Au besoin, le comité sélectionne des projets pour favoriser une répartition équitable des projets entre les quartiers.

S'il y a lieu, le comité identifie les modifications à apporter aux projets par les porteurs, par exemple :

• Fusion de deux ou plusieurs projets similaires;
• Évaluation plus détaillée des coûts;
• Emplacement envisagé du projet à relocaliser, etc.

 3. ANNONCE DES IDÉES RETENUES POUR ÊTRE DÉVELOPPÉES EN PROJET 

C'est le 1er mars 2024 que le public et les porteurs des idées de projets seront informés du résultat de l'analyse d'admissibilité de leur idée (si elle est retenue ou non pour être développée en projet), par courriel et sur le site vveqr.budgetparticipatif.com.

 4. PÉRIODE DE DÉVELOPPEMENT DES PROJETS ET DÉPÔT FINAL

C'est du 4 mars au 19 avril 2024 que les porteurs des idées de projets admissibles sont invités à développer leur idée en projet. Au besoin, les porteurs sont accompagnés par l'équipe VVEQR lors de rencontres de développement (format présentiel ou virtuel selon le contexte sanitaire).

Un dépôt préliminaire de projet est prévu pour le 8 avril 2024 afin de permettre à l'équipe VVERQ d'apporter les précisions ou modifications, s'il y a lieu, avant le dépôt final prévu pour le 19 avril 2024, 16h. 

Les porteurs procèdent au dépôt final de leur projet, à l'aide du formulaire papier. Les renseignements à fournir sont :

1. Promoteur(s) du projet : prénom, nom, âge, adresse, quartier, téléphone, courriel;
2. Organisme mandataire;
3. Nom du projet (10 mots);
4. Description sommaire du projet (Quel est le projet?) (100 mots);
5. Avantages du projet pour la communauté (Pourquoi et pour qui ce projet?) (100 mots) : 
1. S'il y a lieu, précisez le type de population qui bénéficiera du projet (ex. personnes ainées en situation de handicap ou en situation de pauvreté);
2. Précisez comment le projet contribue au maintien des personnes ainées dans leur milieu rural;
6. Lieu de réalisation du projet (25 mots);
7. Liste et estimation des coûts des équipements et/ou actions permettant la réalisation du projet (À quoi servirait l'argent?) (100 mots) :
1. Équipements physiques ou numériques (ex. tables pliantes, bacs de jardinage, haut-parleurs, création d'un site web);
2. Actions de communication/promotion de projet (ex. campagne de communication sur les médias sociaux, distribution en porte-à-porte de signets informatifs, etc.);
3. Coordination du projet (nombre de ressources humaines, rôles et temps investi (ex. entretien, sécurité, animation d'un lieu, mobilisation des bénévoles, etc.);
4. Toute autre dépense (ex. frais d'un service de garde sur place pour les enfants);
8. Si le projet dépasse 32 000 $ :
1. Quels éléments seraient couverts par le financement du budget participatif (maximum 32 000 $);
2. Les autres sources de financement envisagées ou confirmées;
9. Documents complémentaires;
10. Plan d'action pour la réalisation du projet; 
11. Consentement :
1. Dans le cas d'un projet culturel, l'artiste professionnel dont l'oeuvre de création fait partie du projet accepte de céder ses droits d'auteur à l'équipe de projet VVEQR;
2. Si le projet a un potentiel de répondre à des besoins dans d'autres quartiers ou secteurs ruraux, le ou les porteurs acceptent que le projet soit partagé (plan d'action et autres éléments pertinents) afin qu'il soit reproduit dans ces autres secteurs. 

5. ANALYSE FINALE DES PROJETS

Du 22 avril au 10 mai 2024, le comité de pilotage procède à l'analyse finale des projets et détermine la liste des projets éligibles au vote de la population. Les projets ne fournissant pas les renseignements demandés dans le formulaire de dépôt final, ne rencontrant pas les critères d'admissibilité ou n'ayant pas été modifiés en prenant compte des éléments identifiés par le comité de pilotage seront disqualifiés.

L'analyse finale des projets s'effectue sur la base des critères suivants :

1. Réalisme des prévisions budgétaires, et, si le projet dépasse 32 000 $ : 
1. la somme allouée par le budget participatif doit permettre une réalisation d'une action concrète dans l'année suivant le vote. Par exemple, si le projet est de créer une coopérative d'habitation pour ainés, le financement doit permettre d'aller chercher un avis légal pour la transformation ou la modification d'un bâtiment;
2. la faisabilité des sources de financement complémentaires envisagées est évaluée;
2. Faisabilité du lieu envisagé pour le projet;
3. Conformité à la juridiction, aux lois, aux règlements et politiques en vigueur;
4. Réalisme et qualité du plan d'action;
5. Un organisme est prêt à être mandataire du projet.

6. VOTE

Admissibilité du vote

Du 20 mai au 9 juin 2024, tous les citoyens des quartiers ruraux de la ville de Rouyn-Noranda, âgés de 18 ans et plus ont le droit de voter à raison d'un vote par personne, et ce, pour toute la période d'une édition;

• Tout doublon sera automatiquement éliminé;
• Tout bulletin incomplet sera rejeté.

Ce sont les quartiers ruraux de la ville de Rouyn-Noranda qui sont visés : Artnfield, Beaudry, Bellecombe, Cadillac, Cléricy, Cloutier, D'Alembert, Destor, McWatters, Montbeillard, Mont-Brun et Rollet.

Comment voter

Il sera possible de voter en ligne ou par téléphone.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire de voter en ligne, l'équipe de projet VVEQR encourage fortement les citoyens à utiliser la plateforme Web pour voter. La méthode pour voter en ligne apparaîtra dès le début de la période de vote.

Les citoyens qui n'ont pas accès à une connexion Internet peuvent voter en ligne en utilisant les postes informatiques disponibles à l'une des bibliothèques.

Le vote téléphonique sera également possible.

Système de vote

Vous devrez obligatoirement voter pour 3 projets (vos trois projets préférés), selon un système de vote par pondération :

• choix numéro 1 obtient 5 points;
• choix numéro 2 obtient 3 points;
• choix numéro 3 obtient 1 point.

Compilation des votes

La vérification technique des votes sera supervisée par le comité technique avec la collaboration du comité de pilotage.

Le système de vote par pondération permet une distribution de points équitable et représentative parmi tous les projets proposés. 

Le projet qui obtient le plus de points est financé. Ensuite, si le coût du deuxième projet ayant reçu le plus grand nombre de votes est égal ou inférieur au montant restant, il sera financé, et ainsi de suite. Cette méthode est appliquée jusqu'à ce que les sommes soient épuisées.

Si le coût du projet suivant est supérieur au montant restant, le projet pourra être financé en partie. Le porteur devra toutefois démontrer, dans un délai raisonnable, la faisabilité de son projet. Il pourra être accompagné par l'équipe VVEQR pour trouver le financement manquant. Si cela n'est pas possible, le prochain projet voté sera financé, et ainsi de suite.

Si deux projets terminent ex æquo en obtenant le même nombre de points, le comité peut décider de permettre la réalisation des deux projets si les coûts totaux n'excèdent pas le montant maximum. Si les coûts totaux excèdent le montant maximum, un tirage au sort déterminera le projet retenu. Les projets n'ayant pas été sélectionnés pourront être redéposés lors de la prochaine édition du budget participatif VVEQR.

Si l'enveloppe n'est pas utilisée en totalité, la somme restante est reportée à la prochaine édition.

Le comité de pilotage, accompagné des porteurs de projets, fera l'annonce des projets priorisés par le vote lors d'une conférence de presse tenue en juin 2024.

DERNIÈRE MISE À JOUR : 01-12-2023